Politica de Tratamiento de Datos

1. ACERCA DE NOSOTROS

El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de FABIO HERNÁN VÉLEZ E HIJOS ABOGADOS S.A.S. - FH VÉLEZ ABOGADOS S.A.S., sociedad comercial domiciliada en Pereira, identificada con el NIT. 901.323.975 – 0, empresa dedicada principalmente a la prestación de servicios jurídicos en las diferentes ramas del derecho. FH VÉLEZ ABOGADOS S.A.S, en cumplimiento con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y sus normas reglamentarias y complementarias, garantiza de forma integral la protección y el ejercicio del derecho fundamental de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal de la cual sea responsable o encargada de su tratamiento, así mismo garantiza en todo momento los derechos fundamentales a la intimidad, el buen nombre y la privacidad de las personas, razón por la cual adopta y aplica la presente Política y Procedimiento de Protección de Datos Personales, la cual contiene todos los elementos esenciales, sencillos y seguros para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la Protección de Datos Personales. En esta política usted encontrará la razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono de FH VÉLEZ ABOGADOS S.A.S., el tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo, los derechos que le asisten como Titular, el área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización y la vigencia de la base de datos. A lo largo de este documento, se podrá hacer referencia a FH VÉLEZ ABOGADOS S.A.S. como La Firma.

2. DEFINICIONES

2.1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
2.2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.
2.3. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.
2.4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables¹.
Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).
2.5. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
2.6. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos².
2.7. Encargado del tratamiento: La Firma actúa como encargada del tratamiento de datos personales en los casos, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.
2.8. Responsable del tratamiento: La Firma actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.
2.9. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
2.10. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
2.11. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
2.12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que La Firma realice sobre datos de carácter personal tales como la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
2.13. Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de La Firma que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales. El oficial será designado por el gerente o en su defecto por la Junta directiva.

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para dar cumplimiento a la Política de Protección de Datos Personales, se aplicarán de manera armónica e integral, los siguientes principios:
3.1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y sus decretos reglamentarios.
3.2. Principio de finalidad: El Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley y será informada al Titular; 3.3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización, por mandato legal o judicial que obligue a relevar el consentimiento;
3.4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta al Tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobada y comprensible. No se realizará el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
3.5. Principio de transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernen;
3.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo se ejercerá por personas autorizadas por el Titular o por las personas previstas en la ley; Salvo la información pública, los datos no estarán disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
3.7. Principio de seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos garantizarán la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprenda el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE DATOS PERSONALES

4.1. Tratamiento
La Firma obtendrá de manera libre, previa, expresa y voluntaria la autorización para transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir los datos personales a través de correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto, medios de comunicación, (televisión, diario y pagina web), redes sociales o cualquier medio análogo y/o digital de comunicación, conocido o por conocer de acuerdo con la presente Política de Protección de Datos Personales.
4.2 Responsable de tratamiento
Razón social FH VÉLEZ ABOGADOS S.A.S.
NIT. 901.323.975 – 0
Domicilio Pereira – Risaralda – Colombia
Dirección CARRERA 15 NRO. 12 - 37 OFICINA 10-01 EDIFICIO CENTRO DE NEGOCIOS NUCLEO
Correo electrónico [email protected]
Teléfono (6) 3302253
4.3 Tratamiento de datos públicos
La Firma advierte que tratará sin previa autorización del Titular los datos de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen esta materia, así como en el presente manual.
4.4. Tratamiento de datos sensibles
La Firma solo tratará datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, en virtud del servicio a prestar, solicitando consentimiento previo y expreso a los titulares e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento.
La Firma solo utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:

1. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes deberán otorgar la autorización.
3. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

En este sentido la Firma cumplirá con las siguientes obligaciones:

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles datos objeto de Tratamiento son de carácter sensible y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.
• No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

4.5. Tratamiento de datos de menores
La Firma solo tratará datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública, provengan de la información suministrada por empleados, contratistas o clientes, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios con La Firma y/o sean suministrados en virtud de la actividad que desarrolla la Firma en virtud de su objeto social. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y, cuando el tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, La Firma exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente la autorización del menor, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
La Firma y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, velaran por el uso adecuado de los mismos. En cumplimiento de lo anterior, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
4.6. Clasificación de las bases de datos
La Firma ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente manera:
4.6.1. Bases de datos de Empleados: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente con La Firma, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias y políticas empresariales, relacionadas con las obligaciones derivadas de la relación laboral. En esta base de datos, se incorpora tanto información privada, pública, datos sensibles e incluso, de ser el caso, información de menores de edad vinculados a los empleados.
El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En ningún caso, La Firma dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin autorización previa.
La Firma realizará el tratamiento de estos datos para los siguientes fines:

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por La Firma con el Titular de la Información, con relación al pago de salario y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.
• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).
• Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.
• Soporte en procesos de auditoria externa/interna.
• Registro de la información de los candidatos y empleados en la base de datos de La Firma y realizar contacto a través de cualquier medio para el envío de información.
• Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
• Para tratar los datos relativos a los exámenes médicos de ingreso, prevención y retiro, así como las historias clínicas en caso de requerirse.
• Utilización de datos biométricos (datos sensibles) como huella digital, audio, video y/o fotografía o a través de cualquier otro medio conocido o por conocerse (se entiende como “imagen” el nombre, seudónimo, voz, firmas, iniciales, figura, fisionomía de cuerpo, cara o cualquier signo que se relacione con la identidad de la persona), para reproducción, comunicación o transmisión en redes sociales y medios de comunicación como televisión, periódicos, pagina web y sistemas de videovigilancia, para la seguridad, eventos institucionales, campañas publicitarias, promociones y concursos, entre otros.
• Para recolectar, usar, almacenar y circular su hoja de vida.
• Transferencia de datos a terceros para realizar procesos de selección, afiliación a empresas de salud, pensión, ARL, aseguradoras y demás que se requieran para la formalización del proceso de contratación.
• Consulta y reporte a cualquier Central de Riesgos
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de La Firma en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Información para controlar y prevenir el fraude y LAFT en cualquiera de sus modalidades.

4.6.2. Bases de datos de Proveedores y Contratistas: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas por La Firma, para la adquisición de servicios y bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales, públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales.
El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
La Firma realizará el tratamiento de sus datos para los siguientes fines:

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por La Firma con el Titular de la Información, con relación al pago de honorarios y demás retribuciones consagradas en el contrato celebrado o según lo disponga la ley.
• Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales.
• Solicitar la programación y prestación de servicio técnico, venta, compra, seguimiento al desempeño del producto y/o servicio adquirido, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con los productos y/o servicios actuales y futuros, requeridos por La Firma
• Análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores. Cumplimiento legal en materia fiscal, de aduanas y comercial con entidades administrativas y judiciales.
• Realizar solicitudes, quejas y reclamos.
• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Utilización de datos biométricos (datos sensibles) como huella digital, audio, video y/o fotografía o a través de cualquier otro medio conocido o por conocerse (se entiende como “imagen” el nombre, seudónimo, voz, firmas, iniciales, figura, fisionomía de cuerpo, cara o cualquier signo que se relacione con la identidad de la persona), para reproducción, comunicación o transmisión en redes sociales y medios de comunicación como televisión, periódicos, pagina web y sistemas de videovigilancia, para la seguridad eventos institucionales, campañas publicitarias, promociones y concursos, entre otros.
• Comunicación de nuestras políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores.
• Acuerdos de negocio para adquirir bienes o servicios.
• Labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores.
• Consultas, auditorias y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas.
• Información para controlar y prevenir el fraude y LAFT en cualquiera de sus modalidades. Algunas de estas labores se realizan en cumplimiento de un deber legal y contractual y por tanto el tratamiento de datos personales se entiende incluido en las mismas.
• Consulta y reporte a cualquier Central de Riesgos

4.6.3. Bases de datos de órganos sociales: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que hacen parte de los órganos sociales, tales como la asamblea de accionistas y cualquier otro órgano de dirección de La Firma, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales, reglamentarias y las políticas empresariales. En esta base de datos, se incorpora información pública, privada y datos sensibles. Además, se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y está sujeta a una protección especial por disposición legal.
La Firma realizará el tratamiento de sus datos para los siguientes fines:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de La Firma.
• Recolectar, usar y almacenar su hoja de vida.
• Enviar información de La Firma, incluyendo Convocatorias, citaciones, invitaciones a reuniones, eventos, boletines, presentaciones, informe anual y aquellas comunicaciones relacionadas con las actividades que adelanta La Firma.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Firma tales como certificados de renta, de participación accionaria, entre otros;
• Utilización de datos biométricos (datos sensibles) como huella digital, audio, video y/o fotografía o a través de cualquier otro medio conocido o por conocerse (se entiende como “imagen” el nombre, seudónimo, voz, firmas, iniciales, figura, fisionomía de cuerpo, cara o cualquier signo que se relacione con la identidad de la persona), para reproducción, comunicación o transmisión en redes sociales y medios de comunicación como televisión, periódicos, pagina web y sistemas de videovigilancia, para la seguridad, eventos institucionales, campañas publicitarias, promociones y concursos, entre otros.
• Información para controlar y prevenir el fraude y LAFT en cualquiera de sus modalidades.

4.6.4. Bases de datos de Clientes: Son las bases de datos que contiene información de las personas naturales o jurídicas que mantienen un vínculo contractual y comercial, con La Firma, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas, en relación a los servicios que ofrece La Firma. Estas bases de datos podrán contener datos de naturaleza pública, privada, datos sensibles y de menores de edad, previa autorización del titular o su representante si es el caso.
El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de autorización previa del titular.
La Firma realizará el tratamiento de sus datos para los siguientes fines:

• Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de La Firma en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el Titular de la información.
• Gestionar trámites de solicitudes, quejas y reclamos
• Realizar análisis de riesgo, efectuar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por La Firma, estudios internos de hábito de consumo, evaluar la calidad, cambios de los productos y/o servicios, para LA Firma y sus aliados comerciales;
• Suministrar información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, eventos, promociones o concursos.
• Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual La Firma tenga un vinculo contractual
• Contactar al Titular a través de cualquier medio para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual y para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
• Contactar al Titular a través de cualquier medio para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
• Realizar a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, programación y prestación de servicio continuo, facturación, gestión de cartera, seguimiento al desempeño del servicio, recaudo, inteligencia de negocios, actividades de mercadeo, promoción o publicidad, mejoramiento del servicio, seguimiento al recaudo, verificación, consulta y control, habilitación de medios de pago así como cualquier otra relacionada con nuestros servicios actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y del objeto social de La Firma.
• Utilización de datos biométricos (datos sensibles) como huella digital, audio, video y/o fotografía o a través de cualquier otro medio conocido o por conocerse (se entiende como “imagen” el nombre, seudónimo, voz, firmas, iniciales, figura, fisionomía de cuerpo, cara o cualquier signo que se relacione con la identidad de la persona), para reproducción, comunicación o transmisión en redes sociales y medios de comunicación como televisión, periódicos, pagina web y sistemas de videovigilancia, para la seguridad, eventos institucionales, campañas publicitarias, promociones y concursos, entre otros.
• Dar a conocer, transferir y/o trasmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, en relación con el objeto contratado.
• Consulta y reporte a cualquier Central de Riesgos
• Información para controlar y prevenir el fraude y LAFT en cualquiera de sus modalidades.
• Invitaciones a eventos e información general corporativa para el fortalecimiento de las relaciones.
• Invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.

4.7 Contratos
En los contratos laborales, La Firma podrá incluir cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales del Titular correspondientes a personas naturales. También podrá incluir la autorización para que algunos de los datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con los cuales La Firma tenga contratos de prestación de servicios, para la realización de tareas tercerizadas. En estas cláusulas, se hace mención del presente Manual, así como los datos de contacto para su debida consulta.
En los contratos de prestación de servicios externos, cuando el contratista requiera de datos personales, La Firma le suministrará dicha información siempre y cuando exista una autorización previa y expresa del Titular de los datos personales para esta transferencia, quedando excluida de esta autorización, los datos personales de naturaleza pública definido en el numeral 2° del artículo 3° del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y los contenidos en los registros públicos.
En estos casos, los terceros son Encargados del tratamiento de datos y sus contratos incluirán cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por La Firma y delimitan de manera precisa el uso que estos terceros le pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, incluyendo las medidas de seguridad necesarias que garanticen en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal encargada para su tratamiento.
Por su parte, La Firma al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargada del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales, contractuales o jurisprudenciales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad esté relacionada con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo estará facultado para recibir y tratar dichos datos personales.
4.8 Transferencia y transmisión de datos personales.
Para la transmisión y transferencia de datos personales, se aplicarán las siguientes reglas:

• Las transferencias de datos personales deberán observar lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
• Las transmisiones de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando exista un contrato en los siguientes términos:
  • El contrato que suscriba el Responsable con los encargados para el tratamiento de datos personales bajo su control y responsabilidad señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del Encargado para con el titular y el responsable.
  • Mediante dicho contrato el encargado se comprometerá a dar aplicación a las obligaciones del responsable bajo la política de Tratamiento de la información fijada por este y a realizar el Tratamiento de datos de acuerdo con la finalidad que los Titulares hayan autorizado y con las leyes aplicables.
  • El contrato incluirá las siguientes obligaciones en cabeza del encargado:
    • Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
    • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
    • Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.

4.9 Datos Personales en Bases de Datos de Terceros
En los casos en que sea La Firma quien le de tratamiento a bases de datos de tercero, en calidad de encargado, además de seguir las reglas antes previstas, deberá exigir al Responsable de dicho Tratamiento la garantía de que los datos que entreguen son obtenidos de manera legal conforme a la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Asimismo, el Responsable deberá garantizar que los fines del tratamiento de datos que tendrán lugar hayan sido autorizados por los titulares del dato o son permitidos por la ley.
En estos casos, La Firma actuará como tercero de buena fe frente a la información que le sea entregada, y en caso de presentarse alguna queja, reclamo, sanción y/o indemnización por falta de legitimidad de la información aportada, en cuanto al tratamiento de los datos suministrados para su tratamiento, el aportante de la información deberá asumir toda la responsabilidad frente al titular del dato y las autoridades.
4.10 Sistemas de Videovigilancia
Los Sistemas de Videovigilancia (SV) o cámaras de seguridad implementadas con la finalidad de garantizar la seguridad de bienes o personas en un lugar determinado, son considerados como un medio idóneo para realizar el monitoreo y la observación de actividades en el ámbito empresarial, laboral y público.
Esta tarea de monitoreo y observación realizadas a través de los SV, implican la recopilación de imágenes de personas, es decir, de datos personales de acuerdo con la definición contenida en el literal c) del articulo 3 de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, entendido como “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”.
En consecuencia, en el manejo o Tratamiento de datos La Firma observará los principios establecidos en la norma, esto es, legalidad, finalidad, libertad, calidad o veracidad, seguridad, confidencialidad, acceso y circulación restringida, y transparencia, así como las demás disposiciones contenidas en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
La presente política aplica para la toma de imágenes de personas por medio de cámaras, videocámaras, análogas o digitales, cámaras IP o mini-cámaras, circuitos cerrados de televisión (CCTV) y, en general, cualquier medio por el cual se realice el Tratamiento de imágenes de Titulares de datos personales, en especial con fines de vigilancia.
4.10.1 Derechos Del Titular De Los Datos Personales

1. Acceso a las imágenes por parte de los Titulares de datos personales.
2. Supresión de las imágenes.

4.10.2 Tratamiento De Imágenes De Niños, Niñas Y Adolescentes
Para el Tratamiento de imágenes de niños, niñas y adolescentes La Firma respetará los derechos prevalentes de los mismos y solo realizará su recolección cuando (i) responda y respete su interés superior, y (ii) asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
En todos los casos, cuando La Firma utilice SV que involucren el Tratamiento de imágenes de niños, niñas y/o adolescentes observará las siguientes reglas:

• Contar con la autorización de los padres o representantes legales de los menores y con la aquiescencia de estos, teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
• Informar a los padres o representantes legales acerca de la finalidad y el Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales de los menores, así como los derechos que les asisten.
• Limitar la recolección y demás Tratamiento de las imágenes, de acuerdo con lo que resulte proporcional y adecuado en consideración a la finalidad previamente informada.
• Garantizar la seguridad y reserva de los datos personales de los menores.
• Restringir el acceso y la circulación de las imágenes, conforme a lo establecido en la ley.

El padre y/o representante legal del niño, niña o adolescente solo podrá acceder a las imágenes de este. Así, en caso de que se pretenda dar acceso o circular imágenes de clases y/o actividades donde aparezcan otros niños, niñas o adolescentes, se solicitará la autorización de los padres y/o representantes legales de todos ellos.
Siempre que la implementación de SV involucre también el Tratamiento de datos personales de otros Titulares, como directivos, personal administrativo, padres de familia, etc., La Firma respetará los derechos de aquellos y cumplirá las obligaciones que dicha calidad les impone.

5. DEBERES Y DERECHOS

5.1. Generalidades sobre la autorización
La Firma solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización podrá ser incorporada en un documento como por ejemplo un contrato, formato, formulario, otrosí, factura, etc. La autorización contendrá como mínimo:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad del mismo;
2. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
3. Los derechos que le asisten al Titular de la información;
4. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

5.2. Del derecho de acceso
La Firma garantiza a los Titulares de datos personales el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante, poniendo a disposición de éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso directo del titular. El acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
5.3. Del derecho de consulta
La Firma garantiza el derecho de consulta conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales privados, sensibles y de menores correspondientes a personas naturales, suministrando a los Titulares de estos datos personales la información contenida en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de La Firma, la cual establecerá las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición.
Con respecto a la atención de solicitudes de consulta La Firma garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes y seguros;
• Establecer formularios, sistemas y otros métodos que se informarán en la autorización o en el Aviso de Privacidad;
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.4. Del derecho a reclamar
El Titular que considere que los datos personales pueden ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar reclamación ante La Firma.
El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, así:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.5. Del derecho a la rectificación y actualización de datos
La Firma se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y lo términos antes señalados. La Firma tendrá en cuenta lo siguiente:

• En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• La Firma tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando beneficien al Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que La Firma considere pertinentes y seguros.
• La Firma podrá establecer formularios, formatos, sistemas y otros métodos, que serán informados en la presente política y/o autorización y/o Aviso de Privacidad y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web (una vez sea creada) u oficinas de La Firma.

5.6. Del derecho a la supresión de datos.
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento de solicitar la supresión (eliminación) de sus datos personales. La Firma tendrá en cuenta los siguientes supuestos:

• Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre Protección de Datos Personales.
• Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
• Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por La Firma.
El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y La Firma como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

5.7. Del derecho a revocar la autorización
Todo titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, La Firma ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al titular revocar su consentimiento.
En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo las siguientes dos modalidades:

• Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, esto es, que La Firma debe dejar de tratar por completo los datos del Titular de datos personales.
• Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas caso en el cual La Firma deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos del titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y La Firma como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo cuando:

• El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
• Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
• Los datos sean datos de naturaleza pública y correspondan a los registros públicos, los cuales tienen como finalidad su publicidad.

5.8 Derecho a presentar quejas ante la autoridad competente
El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5.9 Deberes como Responsable del Tratamiento.
La Firma, como Responsable del Tratamiento, cumplirá con los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos;
11. Adoptar un manual interno de procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento para la atención de consultas y reclamos;
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.10 Deberes Encargado del Tratamiento
Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
5. Tramitar las consultas y los reclamos;
6. Adoptar un manual interno de procedimientos para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
7. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite"
8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS

La Firma se reserva el derecho de modificar la política de Protección de Datos Personales en cualquier momento. Toda modificación se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.
En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales afecten el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento comunicará estos cambios y obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento.

7. EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

La Firma como responsable del tratamiento de datos personales y según lo establecido por la Ley, no se encuentra obligada a efectuar el registro de sus bases de datos en el RNBD. No obstante, lo anterior, en caso de cumplir con los requisitos exigidos se dará aplicación a lo dispuesto en el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que lo modifiquen, deroguen o sustituyan.

8. REFERENCIA A OTROS DOCUMENTOS

La presente política de protección de datos personales ha sido elaborada en concordancia con las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia
• Ley 1581 de 2012
• Decreto 1377 de 2013
• Decreto Único 1074 de 2015

9. VIGENCIA

La presente política de Tratamiento de Datos personales entra en vigencia a partir del 01 de octubre del 2019, y hasta por un término igual al establecido para la duración de la sociedad en los estatutos.

1. Ley 1581 de 2012, Artículo 3° literal c
2. Artículo. 5 Ley 1581/12